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一、公文语言提倡简洁、精炼，所谓要言不繁、惜字如金。
好的公文都有一个共同的特征:作者非常重视语言的提炼，力争做到言简赅。党的xx大报告中的第一部分三个伟人、三次巨变的高度概括，便函把自鸦片战争以来中国一个半世纪的社会历史进程阐述得十分清楚，极富内涵，是公文要言不繁的典范。
公文语言为什么特别强调简洁、精炼呢？首先，公文是一种实胳膊谇，在保证全面、准确表达思想感情的前提下，只有尽可能精炼，才能最大限度地提高工作效率。其二，公文的准确性特征往往要求公文语言明确、直观、简练。公文中反映的社会生活、工作动态以及据此确定的政策、措施，者是客观存在的，只不过按照其本来面目如实表述，才能准确反映，避免产生歧义或褒贬失当。其三，公文语言简练，可心们生严肃、计策的效果，境强其权威性。公文具有法定的效力和强制执行的约束力，它所表达的意图是需要不得关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地。所以，公文语言的语气多肯定、少模糊，多要求、少议论，说一不二。如汉高祖刘邦在夺政权后发布的入关告谕，只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章人者死，伤人及盗抵罪更是仅10空虚字，但已树立起了新政权威严公正、取信于民的形象，可谓掷地有声，令人不敢不从。
要使公文语言精炼，除了要有写作基础外，最后果要的是主题鲜明。在动笔之前，一定要明确为什么发文，发这篇公文为了解决什么问题，解决这一问题有什么要求等。只有明确了主旨，起草过程中才能正确地选择，凡是与主题无关的词汇、语句，即使再优美、精采，也要坚决舍弃。这种方法，人们大都讲的是材料的选择，其实语言也是一样。一些缺乏经验的同志写公文，找来很多参考材料，觉得哪句话都好，就不加取舍一概采用，结果文章写得很长还不着边际。另外，要使语言精炼，修改也十分重要。在起草过程中，撰写者难免会担心把意思说不清楚，要求提得不够完备，容易把一句话的内容反复讲，无形中造言重复、罗嗦。其实，大多数公文，尤其是在行业内部发的公文，阅读者都是内行，一些常识性或即时性的意思大家都懂，没有必要在文中重复。在修改时，把这样的话删掉，把意义相近的数句话只留下一句，公文的语言自然就简炼了。
二、公文语言贵在质朴、追求自然晓畅。
公文应多用民法述性语言，开门见山，直叙胸臆。党的xx届四中全会上通过的中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定，全文15000字，大量使用直叙性语言，语义明确，明白易懂。决定内容共12个部分，各部分都用一句简短、明确的话作标题，句式全是陈述句，每一句都以一两个关键词为中心，如推进国有企业改革和发展是一项重要而紧迫的任务、从战略上调整国有经济布局、建立和完善现代企业制度等，不加额外的修饰。在正文中也是如此，每个自然段都以一句极富有概括力的话起手，讲出此段的中心意思。随后再分层次、依照内在关系分述，一句和一句之间看似随意，但逻辑严密，说理层层递进。比如，在论及国有企业组织结构不合理的问题时是这样论述的:改革开放以来，国有企业组织结构发生了积极变化，但目前仍不合理。主要是重复建设严重，企业大而全、小而全，没有形成专业化生产、社会化协作体系和规模经济，缺乏某地场竞争力。接着，直接就提出了对策:要区别不同情况。继续对国有企业实施战略性改组。极少数必须由国家垄断经营的企业，竞争性领域中具有一定实力的企业，对产品有某地场但负担过重、经营困难的企业，产品没有某地场、长期亏损、扭亏无望和资源枯竭的企业类似这样的段落在决定中比皆是，这些语言看似平淡，实际上寓意深远，概括力很强，虽然朴实无华，但并非随意道来，而是深思熟虑、独具匠心的结果。
公文还应尽量使用大众化语言，不用冷僻字。毛泽东、邓小平等老一辈革命家历来提倡写文章、作报告要通俗易懂，使用群众喜闻乐见的的语言。他们写的文章亲切自然，生动活泼。如邓小平文选第三卷，语言朴实无华，说理清晰明朗，既没有深奥的典故，也没有华丽的辞藻，读来朗朗上口，听来句句实在。在谈到祖国统一大业时，邓小平同志说:和平统一不是大陆把台湾吃掉，当然也不能是台湾把大陆吃掉，形象地阐明了大陆与台湾不存在根本冲突，而要以中华民族利益为重，尽快实现和平统一的共同愿望。
三、恰当地引文和运用修辞手法，可使公文语言富于美感。
用典引故，是古代公文中常见的写作手法，用以增强公文的分量和说服力，现代公文中运用较少。但在某些特定情况下，只不过用得自然、贴切，常会收到非常好的效果。例如，近年来，中央领导人在一些公开、重大、正式场合中的讲话，就很注意用典引故，使讲话具有很强的感染力和时代感。xx总书记在首都各界庆祝香港回归祖国大会上的讲话在，引用了一句古诗海上生明月，天涯共此时接着说:在今天这个美好的夜晚，澳门同胞、台湾同胞和海外侨胞也同我们一样，为香港回归这一民族盛事感到欢欣鼓舞。由此转入有关澳门、台湾的话题，抒发实现祖国完成统一大业的殷切愿望，体现出了浓浓的骨肉亲情。而1997年江总书记在俄罗斯总统叶利钦为他的到访举行的欢迎宴会上讲话时说:俄罗斯伟大的作家列夫。托尔斯泰曾经说过:‘一切美好的东西只有经过努力才能获得。’这句话蕴涵着深刻的哲理。我们两国关系在经历了多年的风风雨雨之后，终于结束过去，开辟未来。在这里引用托尔斯泰的话，意味深长，恰到好处，极大地增加了讲话的魅力。
修辞手法在公文中也有很广泛的应用。公文中应用较多的是排比、对仗等句式型修辞手法。通常，使用排比可以使要说明的思想内容更加丰富，逻辑更加严密，层次更加清晰，气势更加恢宏；使用对仗可以使语言整洁优美，易于传颂，或从正反两方面说明，使说理更有力、更充分；使用短句可以较好地较好地掌握公文语言的节奏和韵律，读来抑扬顿挫，铿锵有力。还用xx大报告作例子，报告中多次运用了上述修辞手法。报告第四部分社会主义初级阶段的基本路线和纲领中，连续用了9个排比句，多角度、多层面地阐述社会主义初级阶段的特点，内涵非常丰富，主旨层层推进，气势磅礴，意象万千，成为社会主义初级阶段理论中的经典论述。对仗的手法在报告中也用的较多，如著名的旗帜就是方向，旗帜就是形象，还有抓住机遇而不可丧失机遇，开拓进取而不可因循守旧、解决种种矛盾，澄清种种疑惑、反对霸权主义，维护世界和平等。报告中还有大量的短句，如三字句、四字句、五字句、六字句等，如随前启后，继往开来、自强不息，锐意进取，艰苦奋斗，勤俭建国、发展民主，健全法制、同心同德，不屈不挠，艰苦奋斗等。