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一、含义
公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
二、分类
公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。
公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要快中求准。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。
公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。
三、公文的行文关系
（1）行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。
（2）建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止公文旅行，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。
（3）遵照以下规则:按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。
（4）行文其他注意事项:主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。
公文种类
公文的种类简称文种。根据国务院办公厅1993年修订发布的国家行政机关公文处理办法规定，公文种类主要包括:命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括:计划类、总结类、讲话类和信息类等。
制作公文，是推行公务必要的工具，如何将处理公务的意思，表现出来，是初任公职者最头痛的问题；现职者可以翻阅档案，可以请教同僚；甚至于经由主管的修改，揣摩公文制作的道理，久而久之，自然成为“案牍老手”。
由于时代的进步，未来利用网络传递公文，乃必然的趋势。因此，凡在网络传送上，可能产生扞格之处，必须所有调整。身为现代的公务员，除了要掌握撰拟公文的原则及要领外，也要对网络传递、排版技巧、档案运用等相关计算机常识，所有认识，才能让公文成为提高行政效能的工具。
兹先将公文的基本概念，分述如下:
一、公文的意义:
公文程序条例第1条规定:“称公文者，谓处理公务之文书。”由此得知，公文必须具备以下两个条件:
1、实质条件:须为处理公务所制作的文书，才能称之为“公文”
2、形式条件:处理公务所制作的文书，必须具备公文程序条例所规定的程序与格式。
二、公文的类别:
公文程序条例第2条规定，公文分为6类:
1、令:公布法律、任免、奖惩官员，总统、军事机关、部队发布命令时用之。
2、呈:对总统有所呈请或报告时用之。
3、咨:总统与国民大会、立法院、监察院公文往复时用之。
4、函:各机关间公文往复，或人民与机关间之申请与答复时用之。
5、公告:各机关对公众有所宣布时用之。
6、其它公文。
三、公文的区分:
为了印信的使用及彼此称谓与用语，公文仍有必要依照发文者与受文者之间的关系，区分为“上行文”、“平行文”、“下行文”三种。
1、上行文:下级机关对上级机关有所请求或报告时所使用。
2、平行文:同级机关或不相隶属机关间行文时所使用。
3、下行文:上级机关对所属下级机关有所指示、交办、批复时所使用。
四、文书处理程序:事务管理规则第10条规定，文书处理程序分为下列各步骤:
1、收文处理:签收、拆验、分文、编号、登录、传递。
2、文件签办:拟办、送会、陈核、核定。
3、文稿拟判:拟稿、会稿、核稿、判行。
4、发文处理:缮印、校对、盖印及签署、编号、登录、封发、送达。
5、归档管理:依档案法及其相关规定办理。
五、制作公文的基本原则:公文程序条例第8条规定:“公文文字应简浅明确，并加具标点符号。”兹分述如下:
1、简:就是简单之意，公文应力求言简意赅，切忌累赘繁琐、言不及义，甚至于能用一段完成者，不必硬分为2段、3段，能用一个字者，绝不用两个字；能用一句话者，绝不用两句话。
2、浅:就是浅显之意，公文应力求简浅易懂，切忌舞文弄墨、艰深费解。
3、明:就是清楚之意，公文应力求正确清晰，切忌偏差歪曲、文义晦涩。
4、确:就是肯定之意，公文应力求语气坚定，切忌模棱两可、似是而非。
5、现代公文应正确使用标点符号，以免受文者曲解文义，贻务公务。
附记:公文虽分为令、呈、咨、函、公告、其它公文6种，但一般机关极少用呈及咨2种公文；再者，其它公文中也仅常用签及书函2种。
六、公文用语及用词
（一）语词:
1、条文中如仅有一连接词时，须用“及”字；如有二个连接词时，则上用“与”字，下用“及”字；不用“暨”字作为连接词。
2、条文中之“某某某地政府”或“某某政府及直辖某地政府”用语，均改为“某某（某地）政府”。依此体例将“某地某地政府”改为“某地（某地）政府”；将“乡、镇公所”改为“乡（镇）公所”；将“乡、镇（某地辖某地）公所”改为“乡（镇、某地）公所”；将“乡、镇（某地）、区公所”改为“乡（镇、某地、区）公所”。
3、引用他处条文，其条次系连续者，则用“至”字代替中间条次，如“第三条、第四条、第五条”，改为“第三条至第五条”。项、款、目之引用准此。
4、条文中“第*条之规定”字样，删除“之”字，改为“第*条规定”，项、款、目准此。
（二）标点符号:
1、标题不使用标点符号。
2、有“但书”之条文“但”字上之标点使用句号“。”。
3、“及”字为连接词时“及”字上之标点删除。
4、“其”字为代名词时，其上用分号“；”。如“其组织以法律定之”“其”字上，须用分号“；”。
（三）法律统一用字及用语:
公文亦属广义法令的一部分，凡是法律所规定之事项，公文最好也能加以遵守。依照事务管理手册规定，拟订法律条文，某些争议文字及用语，须使用统一用字及统一用语。有关法律统一用字，请参考“法律统一用字表”；有关法律统一用语，请参考“法律统一用语表”。
法律统一用语表
用字举例统一用字曾见用字说明
公布、分布、颁布。布布
征兵、征税、稽征。征征
部分、身分。分份
帐、帐目、帐户。帐账
韭菜。韭韮
矿、矿物、矿藏。矿鑛
厘订、厘定。厘厘
使馆、领馆、图书馆。馆舘
谷、榖物。榖谷
行踪、失踪。踪踪
妨碍、障碍、阻碍。碍碍
剩余。剩剩
占、占有、独占。占占
抵触。抵抵
雇员、雇主、雇工。雇雇名词用“雇”。
雇、雇用、聘雇。雇雇动词用“雇”。
赃物。赃赃
黏贴。黏粘
计画。画划名词用“画”。
策划、规划、擘划。划画动词用“划”。
并。并并连接词
声请。声申对法院用“声请”。
申请。申声对行政机关用“申请”。
关于、对于。于于
给与。与予给与实物。
给予、授予。予与给予名位、荣誉等抽象事项。
纪录。纪记名词用“纪录”。
记录。记纪动词用“记录”。
事迹、史迹、遗迹。迹迹
踪迹。迹迹
粮食。粮粮
搜集。搜搜
烟叶、烟酒。烟烟
尽先、尽量。尽尽
麻类、亚麻。麻麻
电表、水表。表表
擦刮。刮括
拆除。拆撤
磷、硫化磷。磷磷
贯彻。彻澈
澈底。澈彻
祗。祗只副词
（四）公文用语是制作公文的基础，除须按规定使用外，如何运用，兹分述如下:
1、期望用语:
“期望用语”就是发文者对受文者表达期望的用语，依规定，期望用语以用在“主旨”为宜，不在“说明”、“办法”内重复加以使用。期望用语是由“请”、“希”两字，配合“查照”、“鉴核”(“核示”)、“备查”(“核备”)、“照办”、“办理见(惠)复”、“转行照办”等交叉汇编而成。包含以下12个期望用语:
请查照:表示发文者行文给受文者，请受文者查明后依文中所述办理，此一用语多在平行文。
请照办:表示发文者行文受文者，请受文者依文照办，此一用语多用在下行文。
请办理惠复:表示发文者行文受文者，请受文者办妥后回复发文者，此一用语多用在平行文或上行文。
请办理见复:表示发文者行文受文者，请受文者办妥后务必回复发文者，此一用语多用在下行文或平行文。
请核示:表示发文者行文受文者，请受文者核定，以便发文者依核示事项办理，此一用语多用在上行文。
请鉴核:与“请核示”意思相同。
请核备:表示发文者为尊重受文者的关系，在决定从事某项事情之前，行文受文者报备，受文者同意后，再进行工作，此一用语多用在上行文。
请备查:表示发文者为尊重受文者的关系，在决定从事某项事情之前或同时，行文受文者报备，此一用语多用在平行文或下行文。
请转行照理:表示发文者请受文者转行其所属之单位办理，此一用语多用在平行文或下行文。
希照办:表示发文者行文受文者，希受文者依文照办，此一用语多用在下行文。
希办理见复:表示发文者行文受文者，希受文者办妥后务必回复发文者，此一用语多用在下行文。
希转行照办:表示发文者希受文者转行其所属之单位照办，此一用语多用在下行文。
2、称谓用语:
(1)直接称谓用语:表示发文者行文受文者，如何称呼受文者，又如何自称。
有隶属关系之机关:上级对下级称“贵”；下级对上级称“钧”；自称“本”。例如:考试院对铨叙部称“贵部”，自称“本院”；铨叙部对考试院称“钧院”；自称“本部”。
对无隶属关系之机关:上级对下级称“贵”；下级对上级称“大”；平行称“贵”；自称“本”。例如:考试院对内政部称“贵部”，自称“本院”；内政部对考试院称“大院”；自称“本部”。又如:考试院对行政院称“贵院”，自称“本院”；内政部对考选部称“贵部”；自称为“本部”。
对机关首长间:上级对下级称“贵长”，自称“本长”；下级对上级称“钧长”；自称为“职”。例如:行政院院长对内政部部长称“贵部长”，自称“本院长”；内政部部长对行政院院长称“钧长”；自称“职”。
机关(或首长)对属员称“台端”。例如:局长对本局职员称“台端”，自称“本局长”；职员对某地长称“钧长”；自称“职”。
机关对人民称“先生”、“女士”或通称为“君”、“台端”。机关致民众公文，男性称“先生”，女性称“女士”；来文所署姓名无法分辨性别时，称“君”。至于本文内无论男女，均可称之为“台端”。
机关对对团体称“贵”；自称“本”。例如:某地政府对消基会称“贵会”，自称“本府”；消基会对某地政府称“贵府”；自称“本会”。
(2)间接称谓用语:所谓“间接称谓用语”，就是发文者行文受文者，文中提及第三者(机关或个人)时，如何称呼第三者。
对机关、团体称“全衔”或“简衔”，如一再提及，必要时得称“该”。例如:行政院行文内政部提及行政院环境保护署，可称“行政院环境保护署”(全衔)或“环保署”(简称)；如一再提及，可称“该署”。至于简称须习用有素，不可任意称之，例如:行政院原子能委员会简称为“原能会”，不称“原委会”或“能委会”；行政院公平交易委员会简称为“公平会”，不称“公交会”。
对职员称“职称”。例如:考试院行文内政部提及行政院新闻局某位科员，可称“行政院新闻局(或新闻局)科员”；如一再提及，可称“该员”。
对个人一律称“先生”、“女士”或“君”。例如:考试院行文内政部提及民众李四，可称“李四先生”或“李四君”；如一再提及，可称“该先生”或“该君”。