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错用文种问题，主要表现在以下两个方面，即请示、报告不分和不相隶属机关之间使用上行文种、下行文种。关于前者，是多年来一直没有彻底解决的老问题，请示与报告的区别详见本书第5章；关于后者，平行单位之间使用请示、报告以及批复等上、下行文种行文也是一个屡禁不止的问题。平级机关只能使用函的形式，对此国办意见中有明确规定‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’。以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。
此外，滥发公文的现象，仍需引起重视，例如种种于公务活动无补的公文、因未直接行文而造成的过多行文、因体制、机制不顺而造成的过多行文、因协商不够而造成的过多行文以及简报过多等等，均须严格把好对行文客体的审核关，控制行文总量。
以上行文不当的表现，既造成人力、物力、财力的浪费，又使不少机关和领导干部陷于文山之中，不能集中精力想大事、议大事、抓大事，同时也助长了官僚主义、形式主义、文牍主义，影响了机关的工作效率，影响了党和政府机关的形象，必须加以改正。