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任何机关在自身的职能活动中，总会收到来自上级机关。平级或不相隶属机关、下级机关的公文，如果收文中有不符合有关规定和规范的公文，势必直接影响公文的办理方式、方法的选择，公文时限的确定以及公文现实执行效用的顺利实现，失去制作公文的最终目的，无法充分发挥公文的办事工具的作用。因此，文秘人员在分门别类地拟办公文之前，应当认真地对收到的公文，特别是下级上报的需要办理的公文，进行严格的审核，以提高办文、办事效率。
收文的审核，主要是指对收到的下级机关上报的需要办理的公文。文秘部门对收文的审核重点是:是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商妥当；文种使用、公文格式是否规范。
对上级机关、平级或不相隶属机关的来文的审核，主要检查来文内容是否属于本机关职权范围内应办理的公文。
经审核，不符合有关规定和规范的公文，经收文单位办公厅（室）负责人同意后，可以退回呈报单位，但应说明退文的原因和理由。