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1。公文的概念
公文是用于公务活动的一种应用文书，是统治阶级管理国家，处理政务时用来颁布法律、法规、规章、传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联系工作、制定计划以及记载政务活动的重要工具。公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。
2.公文的作用
公文是作为传达和贯彻党和国家的各项方针政策，代表法定作者处理、联系工作的工具。它有以下十个作用:
（1）发布政令。通过公文传达贯彻党和国家方针政策，颁发政令、法规，动员群众实施，规定人们的行为规范，如国家机关依法发布的命令、令、决定、通告、公告等。各种政令都是以文件的形式制定和发布的，所以这种作用又可称为公文的法规作用。
（2）领导与指导工作。上级机关通过发布指示、决定、通知、计划、会议纪要等公文，可以指导下级机关的工作。
（3）报告情况。下级机关通过报告、工作简报、专题报告、、总结报告等向上级机关报告工作，以便上级了解情况，指导工作。
（4）请示事项。工作中遇到问题本机关又无权解决，可通过公文请求上级机关指示，作出决定或批准下级提出的意见。
（5）答复问题。上级机关通过公文批复下级机关请示的事项。
（6）商洽公务。在同级机关或不相隶属的单位之间为了加强联系，通过介绍函件或通知、邀请，以互通情况，商讨问题，互相配合，处理各种公务。
（7）交流经验。通过简报、通报、调查报告等公文向有关单位通报情况，交流经验。
（8）告之信息。用通知、通报、公报等公文向有关单位或群众通报情况，告之信息。
（9）记载活动。如会议记录、会议纪要、大事记等，记录重大事项和问题。
（10）宣传党的方针政策，进行思想教育。领导机关发布的许多文件如条例、规定、办法等。
3.公文的分类
（1）公文的分类方法各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自使用的公文种类。高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外，还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。
1）从文体的来源和使用范围分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。
2）从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种。
3）从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。
4）从文件的性质、作用分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。
5）从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。
（2）党和国家机关通用公文的种类国务院办公厅曾发布的国家行政机关公文处理办法，经过多年的实践，修订后的办法从1994年1月1日起施行。把公文种类调整为十二类十三种，删去指令、决议、布告三个文种，将议案作为一个新文种列入主要公文种类。即:命令（令），议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。此外，中共中央办公厅于1989年4月25日发布的中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）中，正式文件的种类里还列有公报、条例、规定三个文种。这样，现在常用的公文种类总共有十六种。
1）命令（令）；
2）议案；
3）决定；
4）指示；
5）公告；
6）通告；
7）通知；
8）通报；
9）报告；
10）请示；
11）批复；
12）函；
13）会议纪要；
14）公报；
15）条例；
16）规定。
还有一些文种虽不在国务院办公厅正式规定之内，实际上应用也很广泛，同样可能具有公文的性质，或在一定条件下具有公文的性质。如某些章程、办法、计划、、电报、记录、简报、调查研究、首长等。
4.公文的结构
公文体式的结构包括:发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。
（1）文头部分
1）发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红大字居中印在公文首页上部，以示庄重。
2）发文号。包括机关代字、年份、序号。如国发［199x］x号用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红线与正文区分，有的线中带有五星。
3）秘密等级。公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方标明绝密、机密、秘密字样。
4）紧急程度。公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明急、紧急、特急、限时送达字样。
5）签发人。上报公文应当在发文号右侧标注签发人，签发人后面标明签发人姓名。
（2）行文部分
1）标题。根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文件头的字体小些，比正文的字体大些。通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。
2）主送机关。是公文的致发对象，应标注在标题之下，正文之上靠左，并顶格书写，其后用冒号。标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称，其名称之前不能标出主送字样。
3）正文。是公文的主体和核心内容。字体不能太小，字距行距要清晰。要求一文一事，文字准确、简炼、逻辑清楚，标点正确。
4）附件。是附属于公文正文之后的文字材料，是公文的重要组成部分。如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
（3）文尾部分
1）印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证，除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，都应当加盖发文机关印章。
2）成文时间。是公文生效的日期。成文日期应标注在公文落款即发文机关署名的下面，如无落款，可直接写在正文右下方，必须以汉字标注。
3）附注。是用以对文内某些内容事项进行解释说明的格式项目。标注在公文生效标识域以下，主题词检索标识域以上。
4）主题词。是用以确切表达公文主旨的规范化名词或名词性词组。主题词必须准确、有惯次性，不能与标题混为一谈。它的位置在文件尾部横线之上，即抄送机关之上，由左向右排列，词与词之间要空一格，不能用标点符号。
5）抄报抄送机关。抄报抄送机关是受文的机关单位。标注在文件尾部的横线之下，分列两段，抄报机关在上，名称要使用全称或规范性简称。
6）印发机关。指发文机关的办理部门。应在抄报抄送栏之下设印发机关栏，要标明公文印发机关或部门的全称及印发时间。这里的印发时间与成文时间不一样，应晚于成文时间。