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1。书信格式
2。收信人的辈分和写信的口气
3。写信字体(整洁干净，大方美观)
4。落款位置和日期
5。写信目的和立场
6。写信用纸(email则可适当选择信纸背景以烘托主题)
7。信件封面格式和收信人尊称
书信写作格式
书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。
1.称呼
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“:”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编应酬称谓）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则:
（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。
（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“xx等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“xx委员会”、“xx公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2.正文
正文通常以开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3.结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节常用书信用语的“祝颂语”。）
结尾的习惯写法有两种:
（1）在正文写完之后，空两格写“此致”，转一行顶格两格写“敬礼”。
（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4.署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
文言书信格式举要
称谓后附提称语，用于文言书信，如，运使学士阁下(王安石上杜学士言开
河书)、虹生十四兄亲家年大人情右(龚自珍与吴虹生书)；再如，某公道席
、某先生台鉴、母氏慈鉴、贤弟如晤，等。现将常见提称语列表如下:
这里再对较常见的提称语约略作些解释。
足下古代最初用为下对上的敬称，后来书信中多用于同辈之间。
膝下旧时子女致父母的信，多以“父母亲大人膝下”起首。人幼时常依于父
母膝旁，家书中用“膝下”，既表敬重，又示出对父母的亲爱、眷依之情。
垂鉴赐鉴钧鉴尊鉴台鉴鉴，即古代镜子，有审察的意思。用作书信提称
语，就是请阅看的客气说法。垂，含居高临下之义。赐，上给予下叫做赐。钩，古
以钩陶喻国政，后称宦官多冠以钩宇。垂鉴、赐鉴、钧鉴，多用于对上、致年高德
韶者的信中。尊鉴，可用于尊长，也可用乎辈。台鉴适用较广，“台”有“高”义
，对熟识或不熟识的尊长、平辈，皆可使用。
勋鉴道鉴大鉴英鉴伟鉴雅鉴惠鉴对身居高佼、有功勋业绩者，可用“
勋鉴”。对道德君子、望重学者，可称“道鉴”。大、英、伟、雅，含高尚、美好
、不凡、不俗的意义，宜用于友朋往来书信。“惠鉴”，就是赏阅的意思，但语意
分量较“赐鉴”为轻，适用于一般书信，师长对已独立的后辈学子，也可用此客套
。
慈鉴爱鉴双鉴芳鉴致母亲，可称“慈鉴”。夫妻，或情意亲密的男女之间
，可用“爱鉴”。给友朋夫妇二人之信，可用“双鉴”。女子间往来书信，可用“
芳鉴”。
礼鉴给居丧者信，用“礼鉴”。如，爱国之士李公扑遇害后，周恩来等致其
夫人唁函即称“张曼筠女士礼鉴”。
公鉴共鉴同鉴用于致团体或多人的信函，可于所列人名之后，书“诸先生
共鉴”等。
道席讲席教席撰席著席史席席，席位。道席，多用为学生对师长的尊称
。讲席、教席，也是对从事教育、讲学者的敬称，但用于平辈间，写信人与受信人
不必有师生关系。撰席、著席、史席，都用作对文士的敬称，文人间也常互用。撰
，即著述。史，指有著作传世垂史。
览阅知悉一般用于长对幼、前辈对晚辈的称呼之后。
启辞启辞，就是信文的，或寒暄客套，或提示写信原委等。启辞理应
属于信件正文的一部分，由于旧时尺牍中，这部分形成了一系列的套语，在现时书
信中还常可以看到，所以将此单独提出，分两类举例以供参考:
(1)表示写信人以诚恳的态度，请受信人阅读信文。如:
敬禀者写信人自称是恭敬地禀陈事情的人，表示下面是所要禀告的话，用于
致父母尊长的信，如“母亲大人膝下，敬禀者”。
跪禀者义同“敬禀者”，用于子孙对尊长。
即禀者同上。
敬启者写信者自谦为恭敬地陈述事情的人，表示请对方允许自己告诉下面所
写的内容。既可用于同辈，也可用于下对上。
谨启者谨，是谨慎、郑重的意思。用于同辈。
径启者径，这里是直截了当的意思，一般公私书函通用。
拜启者拜，表敬词。用于友朋往来书信。
敬呈者与“谨呈者”，皆用于下对上的公私书函。
恳启者用于平辈，表示下面信文将写求助于对方的内容。
兹启者兹，这里，现在。兹启，意即今在此陈述。态度客观平和，不含明显
敬意。
哀启者向亲友报丧的书信用此。
复禀者用于对尊亲或上级的回信复禀。对平辈可用“再启者”。
专启者用于专谈某实事的书信。
(2)根据具体情况，或作寒喧客套，或提示写信原委等。如:
顷诵华笺，具悉一切。忽奉手教，获悉一是。奉诵钧谕，向往尤深。顷获大示
，井所赐物。惠书奉悉，如见故人。幸承明教，茅塞顿开。披诵尺素，谨表葵私。
数获手书，至感厚爱。展读琅函，甚感盛意。接阅华简，幸叨莫逆。捧读德音，喜
出望外。手教敬悉，词意深美，一启蓬心。正切驰思，顷奉华翰，快慰莫名。顷得
手示，欣悉康泰，至为宽慰。蒙惠书并赐大著，灿若河汉，拜服之至。迭接来示，
因羁琐务，未及奉复，深以为歉。台函奉读多日，未即修复，万望海涵。大札敬悉
，稽复乞谅。欣奉惠书，敬聆喜讯，不胜忭贺。接读手书，知君抱恙欠安，甚为悬
念。久慕鸿才，今冒昧致书，以求教诲。别来无恙久不晤见，甚念贤劳。暌违日
久，拳念殊殷。久疏通问，时在念中。一别经年，弥添怀思。日前曾奉一函，谅已
先尘左右。前此一函，想已达览。
其实，写信也是写文章，此类启辞套语，虽可采用，却不必拘泥，尽可以千变
万化的。从这个意义上说，启辞套语也是可以省略的。比如，现在不少人写信，习
惯于一开头即用“你(您)好”二字，似乎不如此，这封信就没法往下写似的。先向
收信者问候致意，原是不错的，然而如果封封信都是如此格局，则未免呆板单调了
。
正文信的正文，即写信人对收信人说的话，这是书信的主体。正文从信笺的
第二行开始写，前面空两字。如果启辞单独成行，正文可在启辞的下一行空两宇开
始书写。书信的内容各不相同，写法上也无需一律，以表情达意准确为原则。一般
说来，应先谈谈有关对方的事情，表示关切、重视或谢意、敬意，然后再谈自己的
事情。正文写好后，如发现内容有遗漏，可补充写在结尾后面；或写在信右下方空
白处，并在附言之前加上“另”、“又”等字样；或在附言的后面写上“又及”或
“再启”字样。
结语结语，即信文的结束语，理应属正文的一部分。但与“启辞”相仿，旧
式书信中也形成了一系列常用结语套辞，现时各界文化人士的书简中，仍频见使用
。这里不妨胪列若干，供参考。
书短意长，不一一细说。
恕不一一。不宣。不悉。
不具。不备。不赘。
书不尽意。不尽欲言。临颖不尽。
余客后叙。余容续陈。客后更谭。
请对方回信:
盼即赐复。翘企示复。伫候明教。时候教言。盼祷拔冗见告。万望不吝赐教。
敬祈不时指政(正)。敢请便示一二。尚祈便中见告。如何之处，恭候卓裁。至盼及
时示下，以匡不逮，无任感祷。
告诉对方不用劳神回信:
谨此奉闻，勿烦惠答。敬申寸悃，勿劳赐复。
答复对方询问:
辱蒙垂询，略陈固陋，聊博一粲而已。远承下问，粗述鄙见，尚希进而教之。
上述陋见，难称雅意，亟祈谅宥。姑道一二，未必为是，仅供参考。不揣冒昧，匆
此布臆，幸勿见笑。
请人应允:
所请之事，务祈垂许。以上请托，恳盼慨允。诸事费神，伏乞俯俞(允)。
表示关切:
伏惟珍摄。不胜祷企。海天在望，不尽依迟(依依思念)。善自保重，至所盼祷
。节劳为盼。节哀顺变(用于唁函)。
表示感谢之情:
诸荷优通，再表谢忱。多劳费心，至纫公谊。高谊厚爱，铭感不已。
祝辞祝辞，就是书信结尾时，对收信人表示祝愿、钦敬或勉慰的短语，如“
即颂近安”、“此致敬礼”、“祝你进步”之类。其中，“即颂”、“此致”、“
祝你”等词，紧接正文末尾书写；“近安”、“敬礼”、“进步”等词，另起一行
，顶格书写。如果祝颂语的文字较多，也可独立占行，空两字写起，不必分拆成两
部分。如果信笺下方余地充分，或者为了突出祝辞，也可将“祝”、“颁”、“此
致”等宇样独占一行，空四格书写，而将“安”、“好”、“敬礼”等另行顶格书
写。顶格书写的祝辞后一般不加标点符号。祝辞应根据具体情况恰当择用。
以下为常见祝辞:
书信内容主要是谈一件事的，可用:
专此，致专此，祝专此即请专此布达，即颂专此奉复，并祝(复信用)