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同生活中一样，在商业活动中，第一印象也非常重要。在通常情况下，你同客户的第一次接触是以文字的方式开始的——通过信件、宣传册子、销售材料或年度报告等等。下面是一些基本的写作指南，它可以帮助你提高写作技巧，让你在写作商务材料方面成为一名称职、思维清晰，而且知识渊博的行家里手。
清晰易懂，简明扼要。避免使用不纯正、不必要的词语，当然也没有必要用复杂的句子
。
不要画蛇添足。如果用一句话就够了，就不要用几句话说明。举例来说:能用现在就不要用在当前这段时间里；能用因为就别用由于这个原因等。
尽量使用简单而不是复杂的词语。如果使用就可以了，干吗还要用付诸应用呢？
语气要强而有力——它会让你倍感自信。坚决不要让下列词语出现在你所撰写的商业材料当中——有一点儿、有几分、相当、非常——这些词语会减弱你的说服力。比如，下面这种句子将会是致命的:这是一种相当好的好产品，我非常相信你一定会喜欢它的。
多用主动语态，少用被动语态。他将棒球击出了左外场的围栏当然比说棒球被他击出了左外场的围栏好得多。
不要撒谎或夸大其词。一旦被人发现，哪怕只是虚构一个小小的谎言，你在报告或信件中所说的每句话都将会引起他人的怀疑。
使你的文字看起来通俗易懂、活泼有趣。引用趣闻轶事，在适当的地方多用小标题、补充内容、粗体圆点标记和图形。要以一种对话式的风格去写，态度友好，但是千万不能粗心大意或使用粗俗的话语。
要想提高你的写作水平，最好的办法就是学会多修改。哪怕只有一页纸的内容，也要仔细检查，删除多余的句子或例子、被动语态的句法结构以及不必要的客套话。最重要的是，你要时刻保持头脑清醒，知道你想要表达的意思。记住:思维混乱也会导致文字混乱。在你写作的时候，找些工具书放在手边，这个方法一定会起到帮助作用，比如写作指南、词典以及其他能够指点写作的工具书都可以。