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公文写作要注意短和精
早在50多年前，毛泽东同志在反对党八股一文中，就要求我们“应该研究一下文章怎样写得短一些。写得精粹些。”对于这个问题，周恩来同志在五十年代也曾中肯地提出:“文字含糊而不清楚，笼统而不明。错杂而不准确；文法混乱而无条理，错误而不通；文义常不合逻辑，更缺少辩证；文风则生硬僵化，不生动活泼。这是今日一般文件的通病。”革命领袖的教诲，虽已过去几十年，但在今天读来，仍亲切入耳，切中时弊。
让我们先来看看两个例子:
抗美援朝初期，由于中国人民志愿军进展神速，加上敌人严密的地面、空中封锁，使我志愿军给养供应出现了严重的困难。当时，志愿军司令员彭德怀同志亲笔给党中央拟写了一份仅有六个字的紧急电报稿:“饥无粮，寒无衣。”毛泽东同志收到这份电报后，迅即责令周恩来同志采取紧急措施，大批军事物资源源不断地运进朝鲜战场，保证了二次战役的顺利实施。
公元前47年夏，古罗马共和国杰出的军事指挥家恺撒，在率军攻克埃及后，又以迅雷不及掩耳之势挥兵攻打叙利亚，仅用五天时间就击败了本都王子的军队，占领了面积广大的小亚细亚。恺撒此时兴致勃勃地挥笔给罗马政府写了一份战报:“吾到，吾见，吾胜。”
综上两例，彭总电报之精，让人叫绝；恺撒战报之妙，令人称道。二者可谓惜墨如金，言简意赅，堪称军事文书的楷模，也是我们当今公文写作者借鉴的榜样。
那么，当代公文的写作，如何铲除时弊、力求精短呢？
首先，力求主旨单一，切忌内容混乱
有一份××市税务局主送××区税务局关于免税的批复是这样写的:“你区灯泡厂生产的汽车灯泡，由于引进技术和上交管理费等原因，造成亏损。同意你局意见，对该项产品19××年再继续给予免征工商税一年的照顾。期满后立即恢复征税，不得再报减免照顾。”接着，第二段又写道:“希协助该厂采取有效措施解决生产中的问题，改善经营管理，加强经济核算，扭转亏损。”这个批复显然是一文多旨。本来中心是对××区灯泡厂申请免税的批复意见，在第一段已明确表明了市局的态度，此文即应结束。第二段与主旨无关，应该删去。
写作公文要一文一事，主旨单一。如果公文的内容混杂，一文多旨，必然使收文者不得要领，影响公文效力。因此，公文写作者必须在立意、炼题上多下功夫。
其次，力求开门见山，切忌绕山弯水
目前，有些基层单位的公文套话连篇，开头大段不着边际，动辄“在党中央、国务院有关政策的指引下，在省、地、县各级领导的亲切关怀下，在×××、×××领导的亲自指挥下”好像不这样写就不足以显示政策的威力和领导的重视，简直就象茹太素“万言挨板子”那样滑稽可笑。这样绕山弯水，还叫什么公文？别林斯基说过:“假如第一行落笔太远，那么这篇论文一定是度话连篇，离题万里；假如第一行就接触事件，那么这篇文章就是好文章。”这个道理，对公文写作同样适用。
“开门见山”是使公文写得集中、精炼、明快的基本技法之一。“开门见山法”又叫“倒悬法”，其特点是先论点、后论据，即从公文的开始，就把结果、结论、目的提出来，然后再讲过程、情况、理由。这种技法，不仅公文一开头要用，而且凡有若干层次或段落的公文，在每个层次或段落也要使用。如果只在公文开头用，而每个大的层次或段落却如“十月怀胎”，经过一个很长的过程才出现结果，这样，公文开头的“开门见山”效果也会大为逊色。
第三，力求干明叶茂，切忌十干一叶
相传北宋诗人王琪，年轻时很自负。一天，他来到竹园赏玩，但见青竹丛丛，枝叶翠翠，不由得望竹生意写出一联:“叶垂千口剑，干耸万条枪。”写后仔细玩味，颇觉得意，便拿给朋友看，得到夸奖后更是自鸣得意，于是将其挂于中堂，并夸下海口:“有能挑剔我一字者，愿以十金相酬。”几天过去了，竟无一人挑剔；王琪见状更是神气万分。谁知到了第八天晚上，苏东坡突然前来串门，看完此联后沉吟不语。王故作谦逊地说:“久仰尊师大名，如雷贯耳。晚生诚望指教一二。”苏轼开门见山地说:“好虽好也，十干一叶。”王琪一听，瞠目结舌，羞愧地摘下了。“十干一叶”的故事虽系传说，但苏东坡的批评却发人深省。
今天，在公文写作中，仍然不乏那种空讲道理、空提任务、空表决心、空下结论的文稿。类似有干无叶或干多叶少，使人看来干瘪无味，不着头脑。所以写作公文一定要处理好“干”与“叶”的关系，做到干明，即主旨明确，脉胳清晰:叶茂，即有血有肉，富有生机。这种“叶”，应是充分显示活力的绿叶，要对所占有的材料，无论是整体材料、典型材料、背景材料和对比材料，都下一番精心筛选、裁剪、搭配、装点的功夫。切忌罗列现象，开中药铺。如能这样，即可消除“十干一叶”之弊，达到“干明叶茂”之效。
第四，力求语言简明朴实，切忌种种套话
在一些基层单位的公文中，令人头痛的是套话太多。如象泛滥成灾的“在下”，层出不穷的“结合”，没完没了的“依据”。言过其实的“亲自”，屡见不鲜的“大力”、“狠抓”、“认真”、“十分”。某刊物上曾有这样一则关于某电站施工指挥部工程进度简报的报道的笑话:“在张指挥长的亲自带领下，整个工地热火朝天，进度加快。工程师、技术员亲自下工地，搅拌工亲自搅拌灰浆，浇注工亲自浇灌坝基，驾驶员亲自运送物资，炊事员亲自炒菜做饭，并将热腾腾的饭菜亲自送到工地。”此虽是笑料，但在实际中类似的赘语常不乏其例。
莎士比亚曾说:“摹拟算得了什么，猎犬也会追随它的主人，猴子也会效法它的饲养者，马儿也会听从它的骑师。”郑板桥也说过:“学者自当树其帜”。撰写公文，不可能不参考手头占有的各种资料，但不能照抄照搬，只能重新“组装”，寻求文字的最佳组合方式，即自个的东西。公文写作，就是要下一番这样的功夫，而不是老在书报、文件、资料堆里打转转，爬格子，满足于照抄照套，尽搞些“童叟谈五经，白发死章句”。
第五，贵善遣词造句，切忌叠床架屋
在公文写作中，常见的另一种现象就是叠床架屋。重复累赘。归纳起来，大致有如下几种情况:一是内涵不明导致的叠床架屋，如“各位同志们”、“涉及到”、“必须要”、“大浩劫”、“继续进一步”等等；二是外延不明而导致的叠床架屋，如“反映了情况和问题”、“学习有关政策的规定”等等；三是语法意义不清导致的叠床架屋，如“最最坚决拥护”、“非常非常热爱”、“对重大问题要尽快查处”等等；四是非语病的叠床架屋，如“通过学习以后他已认识到”、“仅一年时间内就实现”、“截止五月底为止已完成”等等。这些叠床架屋现象，其病因就是在遣词造句上欠精度和力度。
有两句老话说:“关门闭户掩柴扉，一个孤人独自归。”这话念起来上口，听起来顺耳，造句巧妙，用意幽默。但前后二句各三个词组仅分别说明了两个意思:“关门”、“一个”。它是专门用来讽刺那些行文叠床架屋、重复累赘的，而这种弊端实乃公文写作之大忌。
第六，力求一字千钧，切忌洋洋洒洒
有些文字秘书总是习惯于写长文，一下笔总是洋洋数千言、数万言，仿佛不长，就说得不透彻，讲得不全面，不能解决问题，就显不出自己的开阔思路和写作才华，因而不被上级部门重视和得到领导的青睐。无产阶级的革命导师列宁，对冗长繁杂的文章是深恶痛绝的。他曾给伊克叶诺夫写过这样一段话:“你是否可以设法，送一份关于你们机关情况的简短报告和你们的简单。请写得短些，采用电报文体，如果必要的话，可以另加附件。写长了，我根本不看，一定不看。”这句话，应该作为秘书工作者写作公文的。
古往今来，我国许许多多名人在写作上都十分注意精心推敲，力求一字千钧。欧阳修的母亲去世后，他的弟子苏轼前去吊丧，写了一篇后被世人传颂的祭文，曰:“孟轲亚圣，母教之也；夫人生子如轲，虽死勿憾。尚飨。”祭文用恰当的比喻，高度概括和赞颂了其母的教子有方。全文除去惯用的“尚飨”二字结尾外，正文只有18个字，且措词得体，意味深长，足使死者含笑于九泉而使生者欣慰。又如1938年秋，南洋华侨总会主席陈嘉庚听说汪精卫对日寇有妥协投降的言行，于是一连打了三次电报向汪精卫追查询问，并在新加坡各报上公开发表，引起国内外舆论的广泛注意。11月1日，国民参政会第二次大会在重庆开幕。作为参政会议员的陈嘉庚从新加坡拍去一份仅11字的电报提案:“敌未出国土前言和即汉*。”当时，身为大会主席的汪精卫尽管十分恼火，但也不能不在大会上公开宣读。结果此提案以多数票通过，成为大会的决议案。不久，汪精卫果然从重庆叛逃投敌，当了汉*。陈嘉庚闻讯，再次在各报上痛斥汪的卖国求荣行径。事后，人们均被陈先生的先见之明和忠肝义胆所折服。此电报提案被邹韬奋先生称为“古今中外最伟大的一个提案”。
“一字入公文，九牛拔不出。”公文语言应当平实、质朴、准确、精当，这就要求公文写作者精心遣词造句，反复推敲权衡，下一番精雕细刻的功夫，以严实、严谨、严密的科学态度，竭力删去一切可有可无的字、句、段，写出言简意赅、短小精当的公文来。